Aus Papierbergen wird digitale Ordnung

Aus Papierbergen wird digitale Ordnung

go4scan unterstützt Sie dabei, Ihre Unternehmensunterlagen zu digitalisieren – und das, wo immer Sie uns brauchen. Unkompliziert, schnell und wenn Sie möchten direkt bei Ihnen vor Ort.

Pläne
scannen

Sämtliche Formate bis DIN A0 und größer

Dokumente scannen

Dokumente in vielfältigen Formaten

Ordner & Archive scannen

Gemischte Unterlagen Text, Bilder und Zeichnungen

Eingangspost digitalisieren

Tagesaktuelles Abholen, Scannen und Hochladen der Eingangspost

In 3 Schritten vom Papierchaos zur übersichtlichen digitalen Ablage

1

Angebot einholen & Auftrag erteilen

Nach Auftragserteilung werden Ihre Unterlagen von uns zur Bearbeitung abgeholt. Auf Wunsch stellen wir auch Kartonage zum Transport.

2

Dokumente
scannen

Ihre Baupläne und Unterlagen werden für den Scan vorbereitet, professionell gescannt und anschließend in der richtigen Reihenfolge zurückgeheftet.

3

Dokumente
benennen

Anschließend werden die Dateien auf Wunsch für einen schnellen und einfachen Zugriff benannt, durchsuchbar gemacht und in die gewünschte Ordnerstruktur gebracht.

Unverbindliches Angebot anfordern

Ihr erster Schritt, um Ihre Dokumente zu digitalisieren.

Großformatige Scans von Bauplänen

großformatige Scans

Wir scannen Ihre technischen Zeichnungen und CAD-Pläne in sämtlichen Formaten; sowohl einzelne Pläne als auch mehrere Ordner oder ganze Archive.

Kleinformatige Scans von Dokumenten

Mehr als nur neuer Lageplatz für Ihr Unternehmen: Wir digitalisieren Ihre Dokumente, Akten und Belege. Eigentlich digitalisieren wir so ziemlich alles, was Sie gedruckt vorliegen haben. So sparen Sie nicht nur Platz, sondern vor allem Ihre wertvolle Zeit. Denn die gezielte Suche nach bestimmten Informationen wird rasend schnell. Und auch das Papier-Handling in Ihrer täglichen Arbeit entfällt komplett.

kleinformatige Scans

Komplette Archive scannen

komplette Archive scannen

Mit unseren Hochleistungsscannern digitalisieren wir Altarchive mit sämtlichen Unterlagen: technische Zeichnungen, Pläne, Textdokumente, Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr.

Eingangspost digital aufbereiten

Ihre Eingangspost wird von uns abgeholt, eingescannt und per E-Mail an die richtigen E-Mail-Adressen verschickt.

Eingangspost digitalisieren

Weitere Digitalisierungsleistungen für Ihr Unternehmen

1Was meint man mit dem Begriff Revisionssicherheit? Ein Archivsystem ist dann revisionssicher, wenn es ausreichend gewährleisten kann, dass ein Dokument oder eine Rechnung vom Eintritt in das Archiv bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus nicht verändert werden oder verloren gehen kann. Im Prinzip sind alle Dokumentenmanagementsysteme als individuelle Software revisionssicher. 2Wie funktioniert Archivierung revisionssicher? Der Service von Mittelstand wird digital ist die optimale Lösung für die Dokumentenarchivierung in der Cloud. Bewahren Sie relevante und archivierungspflichtige Dokumente digital, sicher und einfach in unserer Cloud auf – ob Belege, Quittungen oder Lieferscheine: Mit uns klappt die rechtskonforme Archivierung in der Cloud z. B. in Form von elektronischen Rechnungen. 3Was sind die gesetzliche Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung? Den rechtlichen Rahmen der Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse bildet die GoBD Verwaltungsvorschrift (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Vorgaben sind u. a.: Vollständigkeit der Aufzeichnungen Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Zeitvorgaben bei der Erfassung Die mühselige Archivierung von steuerrelevanten Informationen und aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gemäß der GoBD wird mit uns an der Seite Ihres Unternehmens zum Kinderspiel. Wagen Sie den Schritt in die Digitalisierung – von der lästigen Papierablage hin zum fortschrittlichen digitalen Archiv gemäß den Anforderungen der GoBD. Sie greifen bequem über Ihre persönlichen Login-Daten auf Ihre wichtigen Unterlagen per Online-Maske im Archivportal.

Ein elektronische Ablage braucht keinen Stauraum: Systeme zur digitalen Archivierung optimieren die Vorgänge in Ihrem Unternehmen und sparen automatisch Zeit und Geld. Die richtige Archivsoftware bringt Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Schneller Zugriff auf sämtliche digitalen Daten
  • E-Mail-Archivierung
  • Platzsparende Dauerarchivierung
  • Erteilung von Zugriffsberechtigungen an Mitarbeiter etc.
  • Revisionssicherheit durch lückenlose Rückverfolgbarkeit und Dokumentation

Optical Character Recognition (OCR) ist eine elektronische oder technische Umsetzung von Bildern mit geschriebenem, handgeschriebenem oder gedrucktem Text in maschinell verschlüsselten Text. So lassen sich mittels unserer OCR-Software aus eingescannten Dokumenten, einem Screenshot oder einer Bilddatei enthaltene Texte auslesen.

Zunächst analysiert das Programm die Struktur des Bildes. Es zerlegt die Seite in Elemente wie Textblöcke, Tabellen, Bilder, einzelne Buchstaben usw. Die Zeilen werden in Wörter und dann in Zeichen getrennt. Nachdem die Zeichen extrahiert wurden, vergleicht das Programm sie mit einer Reihe von Beispielbildern. Basierend auf verschiedenen Annahmen analysiert das Programm verschiedene Varianten der Zerlegung von Zeilen in Wörter und von Wörtern in Zeichen. Nach der Verarbeitung einer großen Anzahl probabilistischer Möglichkeiten trifft das Programm schließlich die Entscheidung und präsentiert dem Nutzer das Resultat der automatischen Texterkennung.

Sie müssen Ihre Belege elektronisch aufbewahren?
Unser Dokumentenarchivierungs- und Retrieval-Service ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle über ihre Ordner in digitaler Form.

Haben Sie ein großes Archiv mit einer Vielzahl an Akten, auf die nicht regelmäßig zugegriffen wird?
Wenn ein Blatt nicht mehr aktiv verwendet wird, Sie es aber für Referenz- oder Compliance-Zwecke benötigen, können wir dieses elektronisch archivieren und Ihnen einen sicheren Zugriff ermöglichen. Dies nennt man digitale Archivierung, und es ist eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen.

Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung einer GoBD-konformen Archivierung. Wir speichern eine Vielzahl von Dokumenten für unsere Kunden, darunter Policen, Verträge, E-Payroll uvm. Auf diese kann über ein sicheres Portal zugegriffen werden, um sie aus der Ferne zu durchsuchen, anzusehen und auszudrucken. So haben Sie und Ihre Kunden jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente.

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihnen bei Ihrer sicheren Dokumentenablage helfen können.

Zunächst analysiert das Programm die Struktur des Bildes. Es zerlegt die Seite in Elemente wie Textblöcke, Tabellen, Bilder, einzelne Buchstaben usw. Die Zeilen werden in Wörter und dann in Zeichen getrennt. Nachdem die Zeichen extrahiert wurden, vergleicht das Programm sie mit einer Reihe von Beispielbildern. Basierend auf verschiedenen Annahmen analysiert das Programm verschiedene Varianten der Zerlegung von Zeilen in Wörter und von Wörtern in Zeichen. Nach der Verarbeitung einer großen Anzahl probabilistischer Möglichkeiten trifft das Programm schließlich die Entscheidung und präsentiert dem Nutzer das Resultat der automatischen Texterkennung.

Ihre Vorteile im Überblick

Mehr Platz im Büro/Betrieb

Schneller ortsunabhängiger Zugriff

Einfaches Teilen und Versenden von Unterlagen

Ideal für Homeoffice / mobiles Arbeiten

Was wir Ihnen bieten

Kompetente Beratung
 

Sichere und vertrauenswürdige Abholung und Rücklieferung

Deutschlandweiter Vor-Ort-Service

Schnelle und zuverlässige Bearbeitung

Neue Technik und viel Erfahrung
 

Auf Wunsch: fachgerechte Vernichtung oder Einlagerung

„Der Such- und Verwaltungsaufwand in unserem Planarchiv ist um 50% gesunken, weil wir alle relevanten Pläne digitalisiert auf unseren Büroservern abgelegt haben. Dabei hat uns Mittelstand wird digital bei der Analyse, Beratung und Umsetzung sehr geholfen.“
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Max Gölkel
Ingenieurgemeinschaft Gölkel IGG