Eingangspost digitalisieren
Wir bringen Ihre Briefe
ins E-Mail-Postfach.
Eingangspost digitalisieren
Wir bringen Ihre Briefe
ins E-Mail-Postfach.
Wir digitalisieren Ihre Eingangspost und stellen Ihnen diese per E-Mail oder Upload tagesaktuell zur Verfügung. Die Post wird entweder in Ihrem Büro oder direkt bei der Post von uns abgeholt und anschließend nach Ihren Kriterien sortiert. Die gescannten Briefe werden an die entsprechenden E-Mailpostfächer verschickt. Somit ist die analoge Post auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs zu bearbeiten.
In einer intensiven Beratung werden die kundenspezifischen Anforderungen besprochen und ein gemeinsamer Workflow erarbeitet. Die Sortierung, der Scan und die anschließende Weiterverarbeitung wird eng mit Ihnen abgestimmt. Sie entscheiden, welche Briefe gescannt werden sollen, welche Briefe ungeöffnet zu Ihnen ausgeliefert werden sollen und was mit den gescannten und per E-Mail verschickten Briefen anschließend passiert.
Eingangspost digitalisieren Fakten
Abholung der Post
Sortieren nach Kundenkriterien / Postfächern
Scannen der Briefe inkl. OCR
Hochladen der Daten sortiert nach Postfächern
Einlagerung/Rücklieferung der Originale
Unverbindliches Angebot anfordern
Ihr erster Schritt, um Ihre Dokumente zu digitalisieren.
Unsere Vorteile
Anlieferung & Abholung
- Schnelle & sichere Abholung
- Vertrauensvolle Rücklieferung
Qualität
- Regionale Partner
- Eigentümergeführte Unternehmen
- Langjährige Erfahrung
- Zertifikate
Service
- Kompetente Beratung
- Kundenspezifische Angebote
- Schnelle & zuverlässige Bearbeitung
- Sichere & transparente Aufbewahrung der Daten
Alles aus einer Hand
- Optional: Akteneinlagerung
- Optional: Zertifizierte Aktenvernichtung
- Optional: Individuelle Dateibenennung
- Optional: Datenmanagementsysteme
Warum sollten Sie Ihre
Unterlagen scannen ?
Ihre Vorteile der Digitalisierung
Workflowverbesserung
- Geschäftsprozesse schlanker gestalten
- Bessere Steuerung des Informationsflusses
- Besseres Informationscontrolling
- Immer den Überblick behalten
Schnelle Bereitstellung
- Schneller, ortsunabhängiger Zugriff
- Einfaches Teilen & Versenden von Unterlagen
- Dokumente in Sekundenschnelle finden
- Daten u.a. auch im Homeoffice abrufbar
Raumkosten sparen
- Mehr Platz im Büro / Betrieb
- Weniger Papieraufkommen
- Nachhaltigkeit
Optionale Zusatzleistungen
Ergänzende Leistungen zu allen Scandienstleistungen
Optional bieten wir Ihnen an, all Ihre digitalisierten Unterlagen für Sie in einer hochsicheren Cloud-Lösung abzulegen. So sind diese vor Diebstahl wichtiger Daten und geistigem Eigentum optimal geschützt. Die saubere Erfassung sorgt außerdem dafür, dass Ihre Dateien und Informationen nicht mehr versehentlich entsorgt oder verlegt werden. Vielmehr sind sie für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall (z.B. im Homeoffice) im DMS verfügbar.
Wir bieten Ihnen optional eine Texterkennung für Ihre gescannten Dokumente an. So kann man nach bestimmten Begriffen innerhalb des Dokumentes suchen und so die passende Textstelle schneller finden.
Auf Wunsch benennen wir jede gescannte Datei nach Ihren Vorgaben. Egal ob es eine Zeichnungsnummer, etwas aus Dokumenten (z.B. Rechnungsnummer) ist oder einfach nur eine fortlaufende Nummer. Wir benennen diese genauso, wie Sie es wünschen.
Sie haben die Wahl. Wir können den ganzen Ordner als digitale Kopie in eine Datei speichern oder wir gliedern einzelne Kapitel und berücksichtigen die Register. Wir strukturieren genauso, wie Sie es wünschen.
Auf Wunsch vektorisieren wir die Pläne nach dem Scannen. Das gescannte Bild wird dabei wieder in Linien umgewandelt. Dies ist notwendig, wenn im Nachhinein der Planinhalt verändert werden soll, z.B. bei Umbauten.
Wir liefern die archivierten Daten auf einem Datenträger oder per Download. Das Standardformat sind PDF-Dokumente. Auf Wunsch sind aber alle gängigen Dateiformate möglich. Alternativ bieten wir Ihnen auch ein Dokumenten-Management-System (DMS) an. In einem DMS lassen sich Ihre digitalisierten Unterlagen ganz einfach verwalten. Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff und können ab sofort jederzeit ortsunabhängig damit arbeiten.
Wir arbeiten mit Einzugs-Scannern. Deshalb müssen die Klammern vor der Digitalisierung entfernt werden. Das Entklammern und Rückheften übernehmen wir auf Wunsch für Sie. Wichtige Unterlagen, die nicht geöffnet werden dürfen, können wir alternativ mit einem Buchscanner einlesen.
Auf Wunsch lagern wir Ihre Dokumente vor und/oder nach dem Scannen für Sie ein. So bleiben die Originale erhalten, Sie haben aber keinen Platzbedarf mehr.
Nach dem Scannen können wir auf Ihren Wunsch die gescannten Dokumente datenschutzrechtlich sicher für Sie vernichten. Nur wenige Unterlagen, die rechtlich der Schriftform bedürfen (z. B. Notarverträge) sollten zusätzlich weiterhin im Original aufbewahrt werden.
